2005年05月30日
紙加工品・印刷業の納入事例
１．業務改善前
� 屮ぅ張皀里魏爾気ぁ廚任蓮�何を注文いただいのかわからない
多品種、多用途の製品が多いのが業界の特徴。電話で「イツモノを下さい」と言われても、声を聞き慣れている営業担当者にしかわからない。
��納期を守らなければならない
お得意様の生産ラインに間に合わせる、チラシの投入日に間に合わせる・・・など、お客様からの納期確認の電話を、確実に営業と工場責任者に伝言して納期を守る。
�１超肇泪鵑悗力⇒蹐�多い
担当営業マンの携帯電話を呼び出しても、担当がすぐに応答しないことがある。伝言漏れが発生しやすい。
�ぅ�レームが伝わりにくい
クレームの内容を細かく伝えにくい。特にお客様がカンカンに怒っておられるときは、女子社員様がパニックになる。
�ナ�雑な注文が多い
サイズ、紙質、色、枚数、個数など急な仕様変更に対応しなければならない。
�ζ盒仄勸�の業務中断が多く、残業になりやすい
電話、ＦＡＸ、メール、受注伝票・納品書発行、来客応対など、内勤社員の女子社員様は多忙です。電話応対で業務中断すると、作業効率が悪く、残業せざるを得ない場合もあります。
�П超肇泪鵑隆�の上はメモだらけ
営業マンが帰社すると、机の上は伝言メモが一杯。なかには、携帯電話で連絡されていない緊急の用件も混じっている？
��夜間休日の対応を強化したい
留守番電話を設置している会社が多い。
２．業務改善後
� 屮ぅ張皀里魏爾気ぁ廚蓮�担当者へ丸ごと伝言
電話応対を丸ごと担当者へ伝えます。伝言漏れが激減。
�⊆ 垢畔僂錣詛軸�を正確に伝える
お客様からの納期変更は、営業担当へ正確に伝えます。工場責任者へ、コピーして伝言することもできます。
�１超肇泪鵑愕亮造謀糎�
担当者が社内にいる場合は、担当者席の内線電話機に新しいメーセージがあることを表示。担当者が外出中の場合は、緊急の用件を転送電話を利用して通話録音。緊急度が低い場合は、担当者の携帯電話に音声メールとして伝言します。
�ぅ�レーム処理に威力を発揮
お客様のお怒りの具合を、丸ごと営業マンや工場責任者に伝えます。
女子社員様が一方的にお叱りを受けて、一人だけストレスを溜めることはありません。
�ナ�雑な注文も正確に伝言
細かい注文内容も、早口のお客様も、低い声のお客様も、丸々伝言します。
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外線着信時の電話応対の伝言メモ記入をなくし、携帯電話呼び出しをワンタッチ化して業務中断を減らします。
��伝言メモなし
伝言は担当者別、部門別、得意先別などに振り分けて録音します。
24時間いつでも外出先から確認できますから、帰社時には業務処理が殆ど終わっています。机の上もすっきり。
��夜間休日対応も多様化
高音質のデジタル留守番録音の他、お客様に直接担当者ＢＯＸに録音していただく方法、当直者の携帯電話へ転送する方法もございます。
