電話応対自動化装置納入事例集

安田保険サービス様納入事例

安田保険社員

安田保険サービス株式会社様

(所在地)佐賀県三養基郡みやき町

社員の皆様

 

 

【音声メール導入前】

業務改善前のデスク

‥糎惜困譟伝言メモの紛失、メモの文字が読めない

携帯電話呼び出しが面倒

細かい内容が伝わらない

ち畍、小さい声は理解できない

【音声メール導入後】

業務改善後のデスク

‥糎瀬瓮睇塒廖⊆動で担当者別に通話録音

簡単に、携帯電話へ用件転送

ややこしい話も丸ごと伝言

ち畍、小さい声、外国語、専門用語などの理解しに

                  くい用件は、後でゆっくり再生確認できます

                 シ搬單渡辰悗療樵電話も自動録音



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安田保険サービス様納入事例

安田保険社員

安田保険サービス株式会社様

(所在地)佐賀県三養基郡みやき町

社員の皆様

 

 

【音声メール導入前】

業務改善前のデスク

‥糎惜困譟伝言メモの紛失、メモの文字が読めない

携帯電話呼び出しが面倒

細かい内容が伝わらない

ち畍、小さい声は理解できない

【音声メール導入後】

業務改善後のデスク

‥糎瀬瓮睇塒廖⊆動で担当者別に通話録音

簡単に、携帯電話へ用件転送

ややこしい話も丸ごと伝言

ち畍、小さい声、外国語、専門用語などの理解しに

                  くい用件は、後でゆっくり再生確認できます

                 シ搬單渡辰悗療樵電話も自動録音



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設備工事会社の業務改善

設備工事会社の業務改善

【業 務 改 善 前】

(1)担当者は外出中が多い

”垪濕圓悗療糎世伝わらない

内勤者とのすれ違いが多い

(2)電話中に専門用語が多い

/憩社員には理解できない

∈犲繊▲汽ぅ此⊃Г覆品雑な用件が多い

(3)メモできない用件がある

〃繊γ録沺ξ体空間などはメモしにくい

∩蠎蠅早口、小さい声、外国語だと理解できない

続きを読む

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設備工事会社の業務改善

設備工事会社の業務改善

【業 務 改 善 前】

(1)担当者は外出中が多い

”垪濕圓悗療糎世伝わらない

内勤者とのすれ違いが多い

(2)電話中に専門用語が多い

/憩社員には理解できない

∈犲繊▲汽ぅ此⊃Г覆品雑な用件が多い

(3)メモできない用件がある

〃繊γ録沺ξ体空間などはメモしにくい

∩蠎蠅早口、小さい声、外国語だと理解できない

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製造業の業務改善

1.業務改善前
‘盒仄勸が電話応対・FAX応対に振り回される
担当者が捕まらない
正確に伝言できない
だ渋っ甘者は手が離せないので相手を待たせる
コこ阿暴伉ッ罎六差の関係で、すれ違いが多い
μ覺峙抛の電話対応を強化したい
 
2.CTI・音声メール導入で業務改善
‥渡単対は、担当者別・部門別・得意先別などに分類して自動録音。
担当者の携帯電話を、ワンタッチ自動呼出。
3綾仞茲ら自分宛の用件を、24時間いつでも丸ごと確認できます。
  勿論、海外からも聞き取り可能です。
ね儼錣隆き戻し再生機能で、聞き取りにくい内容を何度も確認可能。
ゥレームなどの重要情報は、長期蓄積保存が可能。
α蠎蠡Δ離椒織鸛犧遒箍酸芝Ъ欝’修鰺用して、ガイダンスを流し
  ながら、特定の部門への誘導も可能です。(IVR機能)
夜間休日は応答メッセージを流し、相手の音声を自動録音します。
 
3.デジタルコードレス電話の導入
,客様をお待たせしません。
々い構内でも簡単に内線通話、外線転送ができます。
外線発信規制を、個別設定できます。
2酸璽瓠璽訛弍です。
づ纏劵瓠璽襦▲轡隋璽肇瓮奪察璽限弍です。
 
4.FAX受注システムの導入
。藤腺悗篳9腟,髻▲丱奪アップ用の最小限に減らします。
⊆信データは、画像ファイルとしてサーバーに蓄積します。
A蠎蠅糧信者番号、発信者ID、発信者カナIDを識別して、
 担当者のクライアントパソコンに、自動振り分けをします。
っ甘者が、画像に受注御礼や納期回答などをペンタッチ感覚で
 書き込み、回答を相手FAXへ自動発信します。
ッ甘者が、FAXと自席を往復する必要がありません。
受信原稿の、紛失や汚損がありません。
Ъ発注原稿を、定型化することが可能です。
┌藤腺悗篳9腟,旅愼コストを削減。
紙やトナーの消耗品コストを削減。
インターネットFAX機能を利用すれば、「通信費無料」。
省エネルギー、省スペース化を実現。


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製造業の業務改善

1.業務改善前
‘盒仄勸が電話応対・FAX応対に振り回される
担当者が捕まらない
正確に伝言できない
だ渋っ甘者は手が離せないので相手を待たせる
コこ阿暴伉ッ罎六差の関係で、すれ違いが多い
μ覺峙抛の電話対応を強化したい
 
2.CTI・音声メール導入で業務改善
‥渡単対は、担当者別・部門別・得意先別などに分類して自動録音。
担当者の携帯電話を、ワンタッチ自動呼出。
3綾仞茲ら自分宛の用件を、24時間いつでも丸ごと確認できます。
  勿論、海外からも聞き取り可能です。
ね儼錣隆き戻し再生機能で、聞き取りにくい内容を何度も確認可能。
ゥレームなどの重要情報は、長期蓄積保存が可能。
α蠎蠡Δ離椒織鸛犧遒箍酸芝Ъ欝’修鰺用して、ガイダンスを流し
  ながら、特定の部門への誘導も可能です。(IVR機能)
夜間休日は応答メッセージを流し、相手の音声を自動録音します。
 
3.デジタルコードレス電話の導入
,客様をお待たせしません。
々い構内でも簡単に内線通話、外線転送ができます。
外線発信規制を、個別設定できます。
2酸璽瓠璽訛弍です。
づ纏劵瓠璽襦▲轡隋璽肇瓮奪察璽限弍です。
 
4.FAX受注システムの導入
。藤腺悗篳9腟,髻▲丱奪アップ用の最小限に減らします。
⊆信データは、画像ファイルとしてサーバーに蓄積します。
A蠎蠅糧信者番号、発信者ID、発信者カナIDを識別して、
 担当者のクライアントパソコンに、自動振り分けをします。
っ甘者が、画像に受注御礼や納期回答などをペンタッチ感覚で
 書き込み、回答を相手FAXへ自動発信します。
ッ甘者が、FAXと自席を往復する必要がありません。
受信原稿の、紛失や汚損がありません。
Ъ発注原稿を、定型化することが可能です。
┌藤腺悗篳9腟,旅愼コストを削減。
紙やトナーの消耗品コストを削減。
インターネットFAX機能を利用すれば、「通信費無料」。
省エネルギー、省スペース化を実現。


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弁当・仕出し業界の納入事例

1.業務改善前
 
’枌F、数量、品種を聞き間違える
注文の電話が集中してミスが出る
G枌D樵阿猟媛鍛輅検日程変更が現場にうまく伝わらない
こ綾价罎量魄、営業マン、配達員に伝言が伝わらない
ゥセットテープ式の留守番電話の内容が聞き取りづらい
 
2.業務改善後
 
‥渡辰砲茲觴注を、受注BOXに丸ごと録音
 正確に録音しているので、聞き間違いを減らします。
 早口や小さい声のお客様でも、安心して応対できます。
 電話応対のマナーも良くなります。
午前中の多忙な時間帯でもメモ書きなしで受注
 受注メモからの転記不要、メモなしで受注OK。
 復唱時間短縮、短時間に大量の受注が可能です。
 空いた時間に、ゆっくり繰り返し再生確認ができます。
 得意先別録音で、仕分け録音ができます。
5泙癖儿垢眄騎里謀糎
 受注内容の変更を、現場担当者、営業担当、配送担当に正確に伝言。
 変更内容を、丸ごと確認することができます。
っ甘者の携帯電話を自動呼出
 外出中の担当者の携帯電話を、ワンタッチ自動呼出。自動再生。
 外出先からも24時間自由に、用件を確認することができます。
ス皺纂船妊献織誅寝
 留守番電話機能を標準装備。録音内容を、繰返再生、巻戻再生、倍速
 再生、コピーなどの機能で、確認することができます。 


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紙加工品・印刷業の納入事例

1.業務改善前
 屮ぅ張皀里魏爾気ぁ廚任蓮何を注文いただいのかわからない
 多品種、多用途の製品が多いのが業界の特徴。電話で「イツモノを下さい」と言われても、声を聞き慣れている営業担当者にしかわからない。
納期を守らなければならない
 お得意様の生産ラインに間に合わせる、チラシの投入日に間に合わせる・・・など、お客様からの納期確認の電話を、確実に営業と工場責任者に伝言して納期を守る。
1超肇泪鵑悗力⇒蹐多い
 担当営業マンの携帯電話を呼び出しても、担当がすぐに応答しないことがある。伝言漏れが発生しやすい。
ぅレームが伝わりにくい
 クレームの内容を細かく伝えにくい。特にお客様がカンカンに怒っておられるときは、女子社員様がパニックになる。
ナ雑な注文が多い
 サイズ、紙質、色、枚数、個数など急な仕様変更に対応しなければならない。
ζ盒仄勸の業務中断が多く、残業になりやすい
 電話、FAX、メール、受注伝票・納品書発行、来客応対など、内勤社員の女子社員様は多忙です。電話応対で業務中断すると、作業効率が悪く、残業せざるを得ない場合もあります。
П超肇泪鵑隆の上はメモだらけ
 営業マンが帰社すると、机の上は伝言メモが一杯。なかには、携帯電話で連絡されていない緊急の用件も混じっている?
夜間休日の対応を強化したい
 留守番電話を設置している会社が多い。
 
2.業務改善後
 屮ぅ張皀里魏爾気ぁ廚蓮担当者へ丸ごと伝言
 電話応対を丸ごと担当者へ伝えます。伝言漏れが激減。
⊆ 垢畔僂錣詛軸を正確に伝える
 お客様からの納期変更は、営業担当へ正確に伝えます。工場責任者へ、コピーして伝言することもできます。
1超肇泪鵑愕亮造謀糎
 担当者が社内にいる場合は、担当者席の内線電話機に新しいメーセージがあることを表示。担当者が外出中の場合は、緊急の用件を転送電話を利用して通話録音。緊急度が低い場合は、担当者の携帯電話に音声メールとして伝言します。
ぅレーム処理に威力を発揮
 お客様のお怒りの具合を、丸ごと営業マンや工場責任者に伝えます。
女子社員様が一方的にお叱りを受けて、一人だけストレスを溜めることはありません。
ナ雑な注文も正確に伝言
 細かい注文内容も、早口のお客様も、低い声のお客様も、丸々伝言します。
Χ般鈎翆任魘卜聾困蕕靴泙
 外線着信時の電話応対の伝言メモ記入をなくし、携帯電話呼び出しをワンタッチ化して業務中断を減らします。
伝言メモなし
 伝言は担当者別、部門別、得意先別などに振り分けて録音します。
24時間いつでも外出先から確認できますから、帰社時には業務処理が殆ど終わっています。机の上もすっきり。
夜間休日対応も多様化
 高音質のデジタル留守番録音の他、お客様に直接担当者BOXに録音していただく方法、当直者の携帯電話へ転送する方法もございます。


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住宅メーカー・工務店の納入事例

業務改善前
 
(雑な内容が伝わらない
 建築資金、法的手続きの状況、建築現場の状況など、ややこしい内容が伝わりにくい。
不在がちの営業マンにクレームが伝わらない
 施主様からのクレームに対する回答が遅いと大問題。協力会社との連絡が上手く行かなかったり、商談中の営業マンが携帯電話の呼び出しに即答しないなど、連絡が遅くなりがちです。
商談で夜遅い営業マンと内勤者に時差がある
 内勤者は定時で退社しますが、営業マンは夜遅く帰社します。
営業マンが不在時にあった問い合わせについて、内勤者が勝手に「急用でない」と判断して携帯電話を呼ばなかった場合、伝言メモを置きます。
 ところが、施主様が急いでいた場合は、後で大騒ぎになります。
ぬ覺峙抛の対応が不十分
 留守番電話を設置することが多いようですが、カセットテープ式だと音質が悪かったり、頭だしで苦労します。
 
業務改善後
 
(雑な内容も、丸ごと担当者毎に録音
 相手が早口や低い声でも、また施主様との資金の話も、現場の建築状況についても、丸ごと録音して担当者に伝言します。
 社内だけでなく、外出先からも24時間いつでも用件を確認することができます。
▲レームを正確に伝言
 クレーム処理には、スピードと誠実な対応が求められます。クレームについては、外出中の営業マンに転送電話を利用して直接対話してもらいます。
 しかも、転送中の通話内容も録音していますので、後で「言った、言わない」のトラブルを防ぎます。
 また、転送電話が利用できないときは、クレームの通話内容を、音声メールとして携帯電話に転送します。
5淪僂任覆ても携帯電話へ音声メールを送る
 新しい用件が発生した場合、内勤者が勝手に緊急度を判断せずに、とりあえず携帯電話へ音声メールを転送します。
 後は担当者が自分で判断して対応します。従って、内勤者の負担が軽くなりますし、施主様からも対応が早いと喜ばれます。
ぬ覺峙抛もサービス強化で対応
 夜間休日用に、お客様に担当者のBOX番号を教えておいて、直接用件を吹き込んでいただき、携帯電話自動呼出機能を使って用件を伝えます。
 また、当直担当者の携帯電話に、直接転送させて顧客対応する方法もあります。
 勿論、留守番電話機能は高音質のデジタル録音、頭出し、巻戻再生、倍速再生、コピー機能などがそろっています。
 
 


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新聞販売店の納入事例

1.業務改善前
/修傾み、入り、止め、移転などの、お客様からの電話の内容が、配達責任者に伝わりにくい。
∋務処理用、配達用などのメモが多い。
1超隼間外に家族が電話を受けると、すれ違いが多い配達責任者や事務員さんに、伝言が伝わりにくい。
た景梗劼篩塙膣愀犬僚斗廚瞥儼錣、社長や店長に伝わりにくい。
コ萋飴間に時間的ズレがある、社長・事務員・配達員の間で伝言漏れが発生しやすい。
 
2.業務改善後
,客様からの電話が多い年末や連休前でも、伝言が正確に伝わります。
⇒儼錣髻繰り返し再生確認できます。
M儼錣鮹甘者別、地区別に分けて録音保存できます。
で枌ミスが減り、読者から喜ばれます。
ヅ糎瀬瓮睇塒廖Fり・止めなどの同じ用件を、複数の方に伝言することができます。
事務所と自宅が別棟の場合、自宅で受けた用件が、事務所側で簡単に確認できます。
メモを持ち運ぶ必要がありません。
Г笋笋海靴ね儼錣癲∩畍、低い声も、丸ごと録音します。
┝卍后店長の携帯電話へ、丸ごと伝言します。
従業員同士の伝言が、音声で残せます。
外出先から、24時間用件確認ができます。
 
新聞販売店留守番電話新聞丸ごと

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